Excel tai jokin muu ohjelma asiakirjojen laatimiseen?

[ExcelLawyer]

Tarvitsisin vinkkejä asiakirjojen laatimisprosessin kehittämisessä.

Olen lakimiehenä töissä isossa organisaatiossa, jossa laadimme jatkuvasti samantyyppisiä asiakirjoja, joissa on henkilötietoja, tekstiä, lukuja ja laskelmia. Asiakirjat tehdään Excelillä. Lopputuloksena on tekstinkäsittelyllä tehdyn näköinen, mutta Excelillä laadittu asiakirja. Kohtuullinen kompromissi, jota haluaisin kehittää paremmaksi. Organisaatiossa on vaatimaton Excel-osaaminen eikä vähänkään monimutkaisemman taulukon käyttö tahdo saada muilta kiinnostusta.

Itse olen käyttänyt pitkään Exceliä, jo 90-luvulta alkaen. Olen täysin itseoppinut, enkä ole koskaan saanut mitään koulutusta siihen. Aukkoja osaamisessa siis varmasti on, mutta kiinnostusta oppia olisi. Tähän asti olen vältellyt makroja.

Olen laatinut työkirjoja, joihin syötetään ensimmäiselle taulukkosivulle lähtötietoja ja seuraaville sivuille tulee puolivalmiita asiakirjoja, jotka viimeistelen käsin. Käytän paljon IF-funktiota ja tekstin ja lukujen yhdistämistä soluissa. Näin vältän kirjoitusvirheitä nimissä, syntymäajoissa ja henkilötunnuksissa, kun ne syötetään vain kerran ja kaava tarkistaa henkilötunnuksen. Samoilla lähtötiedoilla saan myös kerralla puolivalmiiksi useita erityyppisiä asiakirjoja. Valitettavasti taulukot ovat organisaation muille käyttäjille liian monimutkaisia.

Onko ehdotuksia mihin ylipäänsä suunnata kehittäminen?

Olisiko joku muu ohjelma parempi, kuin Excel? Lähinnä jokin Office-ohjelma, mutta voi ehdottaa muutakin.

Kannattaisiko alkaa opiskella makrojen käyttämistä?

Entä onko ehdotuksia, mistä löytyisi (tai millä hakusanoilla, englanti taipuu hyvin) tietoa tämäntyypisten Excel-taulukoiden laatimiseen?

 

[zepi]

Jos dokumentit ovat oikeasti käytännössä identtisiä, niin kannattaisi varmaankin ostaa joku CRM-työkalu asiakastietojen hallintaan. En ole tarkemmin perehtynyt noihin työkaluihin, mutta kuulostaisi aika yleisesti tarvitulta ominaisuudelta, että tuollaiseen softaan voisi luoda templateja joiden perusteella voi sitten luoda automaattisesti vakiomuotoisia dokumenttejä ulos sieltä.

MS:lläkin taitaa olla oma ratkaisunsa.

Word Templates in Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM 2016 integrates with Microsoft Word very easily. In this blog, we will show you how to use Word templates with Dynamics CRM.

www.encorebusiness.com

--
Muuten kyseessä kuulostaisi olevan enemmän prosessi- ja ihmis, kuin tekninen ongelma. Jos haluatte tuollaisen projektin oikeasti menestyvän, niin muu henkilökunta pitää saada hommaan mukaan.

Moni saattaa pelätä, että dokumenttien laadinnan automatisointi vähentää työntekijöiden määrää (no saattaa vähentääkin jos mitään fiksumpaa tekemistä heille ei ole tarjolla) ja osa pelkää, että helpot työtehtävät loppuvat ja jäljelle jää pelkkiä vaikeampia hommia yms.

 

[ExcelLawyer]

Kiitos kommentista. Asiakirjoissa on paljon samoja elementtejä, kuhunkin yksittäiseen tapaukseen muokattuina. Pitää tutkia tarkemmin tuota linkkiä.

Totta, koen, että kyse on erityisesti ihmisongelmasta. Meillä suurin osa suhtautuu Exceliin kuin välttämättömään pahaan, eikä ole halua oppia edes perusteita, eikä hyödyntää sen potentiaalia. Itse pidän Excelistä kovasti

 

[Maximilian]

Netistä löytää reaaliaikaista Excel-tukea englanniksi ja muilla vierailla kielillä. Suosittelen tutustumaan hinnoitteluun (luultavasti minuuttihinta). Saat erittäin kustannustehokkaasti ratkaistua ongelmaasi sillä tavalla.

 

[eiltanen]

Wordissa on jokin Mail merge tms jolloin voit tehdä Wordilla pohjan ja sinne laitat mukaan ne kentät jotka täytetään excelin tietojen perusteella.

Jos VBA onnistuu, ehkä tekisin niin että tiedot syötetään exceliin, excelissä ajetaan tarkistukset ja sitten vaikka nappeja "avaa asiakirja x/y/z" joista aukeaa Word ja siihen se valmis asiakirja.

Tuskin paras ratkaisu mutta kuulostaa että " copypaste ja paina nappia" -ratkaisu kelpaa muille.

 

[ExcelLawyer]

Kiitos kommenteista!

Miten muuten netissä olevat sähköiset lomakkeet on laadittu? Esimerkiksi yhdellä sivulla täytetään jotain tietoja ja niiden tietojen perusteella muodostuu seuraava sivu jne. Esimerkiksi verottajalla ja PRH:lla on tällaisia.

 

[thomsom]

Mites tämmöinen suomalainen Docstarter https://docstarter.pro/ ?

 

[ExcelLawyer]

Mites tämmöinen suomalainen Docstarter https://docstarter.pro/ ?

Ihan mielenkiintoinen vaihtoehto. Kiitos!

 

[Sisyfos]

Kaippa tuossa on lähinnä kyse siitä minkä ongelman haluaisit uudella ratkaisulla ratkaista? Onko jokin tietty ryhmä asiakirjoja joiden kirjoittaminen on työlästä tai jossa tulee tehtyä virheitä? Onko asiakirjojen tyylissä viilaamista? Pitäisikö tiedot olle helposti etsittävissä ja koottavissa uusiin muotoihin. Noita kysymyksiä, kun lähtee ratkomaan ja katsoo sitä nimenomaista asiakijasettiä, jota kasaatte, niin sitten vastauksiakin on helpompi hakea. Excelin yksi isohko ongelma on, että se ei ole varsinaisesti asiakirjamuotoilua varten suunniteltu. Silläkin voi saada ihan kivan näköistä kamaa, mutta ehkä hieman työläästi. Excelin etu taas on, että se on oikeasti todella joustava ohjelma ja sillä voi tehdä vaikka mitä.

Tyypillisesti noi asiat mitä kuvaat tehdään kai joko worditemplaateilla, tai sitten ihan CRM softalla tms, johon luodaan erilaisia templaatteja, jotka sitten populoidaan asiakastiedoilla ja kustomoidaan lopulta. Esim. näin Office Q&A: Two easy ways to repeat text in a Word document voiidaan hoitaa noita kaikkein simppeleimpiä keissejä. Mihin kovin monimutkaiseen IF, concatenate yms sovelluksiin tuo ei kuitenkaan taivu ja siinä Excel voi noiden alkuvaikeuksien jälkeen olla parempi.