Pienelle organisaatiolle tiedostonjakopalvelu?

[Rusna]

Kuulun pieneen noin 10 henkilön organisaatioon, ja meillä on tarve yksinkertaisuudessaan tietoturvalliselle tiedostonjakopalvelulle, jota osaa kaikenikäiset käyttää eri päätelaitteilla. Organisaatiolla ei ole omia IT-laitteita, vaan jokainen käyttää omia henkilökohtaisia tietokoneita/puhelimia/tabletteja, mitä nyt sattuu olemaan. Myöskään organisaatiolla ei ole esim. omia sähköpostiosoitteita, vaan jokainen jäsen on tähän mennessä saanut muistiot/pöytäkirjat omiin henkilökohtaisiin sähköpostiosoitteisiin (gmail, outlook, yritys xyz). Ensisijainen tarve on siis saada jaettua esim. esityslistoja, pöytäkirjoja, muistioita yms dokumentteja vaivattomasti. Miksei myös joskus voisi olla tarvetta tuelle etäkokouksia varten.

Tarpeita ja taustoja lukiessa en keksi mitään syytä olla menemättä merta edemmäs kalaan, ja osuuko vähemmän yllättäen Teams Essentials tähän tarpeeseen kuin nenä päähän? Microsoft Teams Essentials pienyrityksille | Microsoft Teams
Vai tuleeko kellään mitään muuta ratkaisua ehdottaa?

En aio alkaa virittelemään mitään omia Azure/AWS/Google dockereita, sinne opensource-kilkkeitä. Tämä kokonaisuus pitää saada palveluna.

 

[Mco]

Minkä tyyppisestä organisaatiosta on kyse? Jos yhdistys/epäkaupallinen, niin kannattaa katsoa myös TechSoupin kautta saatavilla olevat alennushintaiset lisenssit.

TechSoup Suomi | Technology for Global Good

TechSoup equips changemakers with transformative technology solutions and skills they need to improve lives globally and locally.

techsoup.fi

 

[Kassu]

Riippuu käyttäjistä. Jos käyttäjät haluavat tutun ympäristön, niin Microsoftin tai Googlen palvelu on varmasti hyvä valinta. Tosin tuossa Teams Essentialissa vaikuttaisi tulevan vain 10 GB per käyttäjä, mikä on aika vähän hintaansa nähden. Ottaisin mielummin jonkun "normipaketin" Microsoftilta tai Googlelta, missä tulee iso määrä tallennustilaa kokous- ja toinmistotyökalujen lisäksi.

Jos arvostaa yksityisyyttä ja haluaa kohtuullisemmalla hinnalla, niin hyvä valinta on myös Nextcloud jossain pilvipalvelussa. Näihin saa myös Onlyofficen kylkeen, jos haluaa muokata jaettuja tiedostoja yhteistyössä. En osaa sanoa, mikä palvelu Suomessa olisi paras. Luulisi löytyvän sellaisia, minne sen saa asennettua lähes napin painalluksella.

 

[Rusna]

Minkä tyyppisestä organisaatiosta on kyse?

Kyse on säätiöstä.

Ottaisin mielummin jonkun "normipaketin" Microsoftilta tai Googlelta, missä tulee iso määrä tallennustilaa kokous- ja toinmistotyökalujen lisäksi.

Siksi juuri tulin kyselemään että onko jotain järkevämpää kuin tuo Teams Essentials

 

[Rusna]

Ottaisin mielummin jonkun "normipaketin" Microsoftilta tai Googlelta, missä tulee iso määrä tallennustilaa kokous- ja toinmistotyökalujen lisäksi.

Näyttäisi muuten Microsoft 365 -paketti olevan paljon järkevämmin hinnoiteltu. Hyvä pointti.

 

[Kautium]

Varmaan pitäisi lähteä ensin liikkeelle siitä mitä tässä yhteydessä tarkoitetaan "tietoturvallisella" ja mitä ylipäätään ollaan hakemassa? Tällaisiin yleistyksiin törmää nykyään usein, mutta tietoturva kuitenkin on kuin sipuli kerroksineen ja tiedostojen jakamistakin on monenlaista reaaliaikaisesta yhteiskäytöstä staattiseen sähköpostin liitetiedostojen välittämiseen.

Mitä toiminnallisuutta tässä siis ollaan hakemassa ja suojaa miltä kaikelta?

 

[Yare]

Dropbox voisi myös toimia:
Dropbox.com

 

[Obi-Lan]

Teams voi toimia ihan ok, tiedostot voi jakaa kaikille Teams kanavien kautta. Tuohon kannattanee joku domain hankkia kirjautumistunnuksiksi jos ei halua onmicrosoft.com loppuisia käyttää.

 

[Rusna]

Teams voi toimia ihan ok, tiedostot voi jakaa kaikille Teams kanavien kautta.

Näköjään Microsoft on bundlannut Teams kanavat noihin Microsoft 365 paketteihin. Essentialsissa ei tule mukana. Hyvä tärppi tuo domain.

 

[Obi-Lan]

Okei, en ole nähnyt Teams Essentialsia koskaan missään käytössä. Microsoft 365 Basic varmaan halvin ei-niin-rajoitettu paketti, mutta siinä tulee jo sitten kaikki sähköpostit, Onedrivet yms yms. Teamsin kanavat on omasta mielestä tuolla puolella vaivattomin tapa jakaa ja pitäisi toimia kohtuullisesti mobiililaitteissakin. Toki voi vaatia vähän opettelua alkuun.

Yks "perinteinen" on yksi jaettu Dropbox tili mikä kaikki käyttää, toimii siihen asti kunnes joku kädettää ja tyhjentää sen..

 

[Kautium]

Dropbox voisi myös toimia:
Dropbox.com

...jonka data ilman enterprise-tason sopimusta sijaitsee USA:ssa. Taas tulee eteen kysymys siitä mitä tarkoitetaan tietoturvallisella ja liittyykö esim. tietosuoja siihen keskusteluun?

Säätiön monet rajoitukset ymmärrän, mutta olisi silti tosiaan hyvä ensin tietää millaisista käyttötarpeista on kyse, että osaa suositella jotain järkevää. Meinaan siis että jonkin AA-kehon tallennetulle datalle on eri tarpeet kuin paikallisen asuinalueen lapsille suunnatun pingiskerhon tiedostot (tosin henkilötietoja näissä molemmissa todennäköisesti käsitellään).

 

[Rusna]

Teamsin kanavat on omasta mielestä tuolla puolella vaivattomin

No juuri tästä syystä tuohon olisin niin mielelläni kallistumassa.
Saako tuossa tiedostojen versioinnin vai onko se piilossa sharepoiintin puolella?

 

[Rusna]

Säätiön monet rajoitukset ymmärrän, mutta olisi silti tosiaan hyvä ensin tietää millaisista käyttötarpeista on kyse, että osaa suositella jotain järkevää.

Säätiölainsäädäntö on niin nihilistinen, etten halua siihen edes mennä. Tarve on siis saada pilvipalvelu jossa voi olla vuosikymmenten dokumentit tallessa nyt ja tulevaisuudessa. Todellakin dokumenttien säilöntäpaikka rumasti sanottuna haussa. Näen tämän myös mahdollisuutena kehittää toimintaa, kuten ottaa etäkokouksia käyttöön yms. Yleismaailmallinen Teams olisi tähän mielestäni ihan kuin nenä päähän.

 

[Kautium]

Säätiölainsäädäntö on niin nihilistinen, etten halua siihen edes mennä. Tarve on siis saada pilvipalvelu jossa voi olla vuosikymmenten dokumentit tallessa nyt ja tulevaisuudessa. Todellakin dokumenttien säilöntäpaikka rumasti sanottuna haussa. Näen tämän myös mahdollisuutena kehittää toimintaa, kuten ottaa etäkokouksia käyttöön yms. Yleismaailmallinen Teams olisi tähän mielestäni ihan kuin nenä päähän.

Pitkäaikaissäilytyksen osalta kukaan ei tiedä mikä on tulevaisuus M365:ssä. Kannattaa varmistua siitä lainsäädännöllisestä puolesta riippuen siitä mitä dataa on tarkoitus tallentaa.

No juuri tästä syystä tuohon olisin niin mielelläni kallistumassa.
Saako tuossa tiedostojen versioinnin vai onko se piilossa sharepoiintin puolella?

On siellä versiointi. Teams on osa M365-kokonaisuutta ja siellä olevat palvelut nivoituvat monin paikoin yhteen. Taustalla niistä useimmista on jollakin tavalla uusi Sharepoint. Mm. Teamsin tiedostot ovat OneDrivessa ja kuitenkin käytännössä Sharepointissa ja siksi versionhallinnassa näkymä vaihtelee noiden välillä riippuen mitä tekee.

 

[Obi-Lan]

No juuri tästä syystä tuohon olisin niin mielelläni kallistumassa.
Saako tuossa tiedostojen versioinnin vai onko se piilossa sharepoiintin puolella?

Teams tekee tiimeille aina taustalle sharepoint sivuston mihin se tallentaa tiedostot. Siellä on versiointi käytössä, tosin niitä ei näe suoraan Teamsin kautta. Pitää joko avata tiedosto Word/Excel/PP tai kaivella Sharepoint sivuston kautta.

 

[Rusna]

Teams tekee tiimeille aina taustalle sharepoint sivuston mihin se tallentaa tiedostot. Siellä on versiointi käytössä, tosin niitä ei näe suoraan Teamsin kautta. Pitää joko avata tiedosto Word/Excel/PP tai kaivella Sharepoint sivuston kautta.

Jes, mutta jos joku kädettää, löytyy siis tiedostot vielä. Hyvä.

 

[Obi-Lan]

Joo ja Sharepointin roskis mikä pitää max 90pv poistettuja tiedostoja. Tärkein olisi huomata moka kohtuu ajoissa. Jotain legal rentention systeemejä on kanssa, mutta vähän nihkeesti Enterprise tason alapuolella.

 

[Rusna]

Kannattaa varmistua siitä lainsäädännöllisestä puolesta riippuen siitä mitä dataa on tarkoitus tallentaa.

Jep, kyllä tässä täytyy vielä vähän opiskella.

Sharepointin roskis mikä pitää max 90pv poistettuja tiedostoja.

Juu. Älyttömintähän tässä koko hommassa on velvoite esim pöytäkirjojen säilytysajasta. Se on ikuisesti. On itsestäänselvää, ettei pelkkään pilveen voi tuossa luottaa.

 

[Yare]

...jonka data ilman enterprise-tason sopimusta sijaitsee USA:ssa. Taas tulee eteen kysymys siitä mitä tarkoitetaan tietoturvallisella ja liittyykö esim. tietosuoja siihen keskusteluun?

Jos organisaatiossa käytetään omia henkilökohtaisia sähköposteja sekä laitteita, niin onhan tuo tietoturvan taso jo vähän niin ja näin joka tapauksessa.

 

[MrB]

Jos pääasiassa oli haussa tapa säilöä ja versioida dokkareita ikuisesti, niin olisko vaihtoehtoma M-files tai joku vastaava dms. Ja jos on tarvetta niin sitten niitä vertuaalikokouksia siihen kylkeen erikseen.

 

[SamCer]

Microsoftin- ja Googlen-palveluiden lisäksi yksi mahdollisuus lisää on Hetznerin Storage Share, joka on Nextcloudiin perustuva palvelu. Heznerin-servu sijaitsee Saksassa.

 

[Lucas]

Ehkä tuohon kannattaa ottaa kaksi palvelua. Vaikka joku XXXX ja toiseksi vaikka Googlen One kaksi euroa kuussa maksava 100 Gigatavun kokoinen pilvilevy varmuuskopiopaikaksi kaikelle.

Silloin jos toinen palvelu kyykkää vaikka siksi, että unohdetaan päivittää sinne riittävän pitkäksi aikaa toimiva maksukorttitieto, niin ei mene sitten kaikki data jos sen puuttuvan maksukorttitiedon seurauksena jyräävät sieltä kaiken bittien taivaaseen ennen kuin sen hoksaa.

Vuosittain pitäisi muistaa kirjautua niihin palveluihin jonkun "ylläpitäjistä" ja tarkistaa että ne puhelinnumerot ja palautussähköpostit ja sen sellaiset on ajantasalla.

Googlen 15 gigatavun maksuttomaankin pilvilevylle mahtuu "aika" monta kokouspöytäkirjaa ja kuittia jos ne on tallettu tai skannattu sinne järkevällä tiedostokoolla. Eikä pienellä tarkkuudella vaikka verottajan arkistoissa ne verottajan skannaamat perukirjat ja muut asiakirjat on verottajan "ikuisessa arkistossa". Oiskohan luokkaa 150 dpi tarkkuus ja mustavalkoinen skannaus ja pakattu vielä aika ronskisti.

 

[Kautium]

Ehkä tuohon kannattaa ottaa kaksi palvelua. Vaikka joku XXXX ja toiseksi vaikka Googlen One kaksi euroa kuussa maksava 100 Gigatavun kokoinen pilvilevy varmuuskopiopaikaksi kaikelle.

Silloin jos toinen palvelu kyykkää vaikka siksi, että unohdetaan päivittää sinne riittävän pitkäksi aikaa toimiva maksukorttitieto, niin ei mene sitten kaikki data jos sen puuttuvan maksukorttitiedon seurauksena jyräävät sieltä kaiken bittien taivaaseen ennen kuin sen hoksaa.

Vuosittain pitäisi muistaa kirjautua niihin palveluihin jonkun "ylläpitäjistä" ja tarkistaa että ne puhelinnumerot ja palautussähköpostit ja sen sellaiset on ajantasalla.

Googlen 15 gigatavun maksuttomaankin pilvilevylle mahtuu "aika" monta kokouspöytäkirjaa ja kuittia jos ne on tallettu tai skannattu sinne järkevällä tiedostokoolla.

Niin, paitsi että ne Googlen perustilausten datacenterit ovat EU:n ulkopuolella, joka on aloittajan tarkoituksessa GDPR:n myötä aika ehdoton ei.

 

[Lucas]

Niin, paitsi että ne Googlen perustilausten datacenterit ovat EU:n ulkopuolella, joka on aloittajan tarkoituksessa GDPR:n myötä aika ehdoton ei.

No pointti kuitenkin siinä, että ottaa toisen mahdollisimman halvan pilvilevytilan jostain muualta kaiken varalle.

Sitä en tiedä miten GDPR suhtautuisi siihen, jos salaa vahvasti kaiken minkä pukkaa EU:n ulkopuolella olevaan pilveen. Toisaalta voi olla veren kaivamista nenästä, kun ne salausavaimet voi kadota itseltäänkin, ja sitten niitä varmuuskopioita sieltä ei saa itsekkään koskaan auki vaikka mitä tekisi vaikka tarve kuinka olisi niille.