Palvelualan yrityksen postitulva

[matkum]

Erään siivouspalvelu- ja henkilöstövuokrausyrityksen myyntiliikennettä hoidetaan sähköpostilla tällä hetkellä siten, että on pari yleisosoitetta (myynti@, asiakaspalvelu@) joihin tulee kaikki myyntikyselyt ja niitä hoitaa pääasiassa tällä hetkellä vain yksi henkilö, satunnaisesti toinen henkilö on avustamassa. Ongelmana on se, että posteja tulee sen verran paljon päivittäin, että keikkojen myynti jää jälkeen. Lisäksi sama henkilö hoitaa muitakin juoksevia asioita kuin pelkästään myynin postien hoitamista. Henkilö on kahdeksas, joka pestiä hoitaa ja se kertoo hyvin työmäärän stressaavuudesta. Lisäksi posteja perkaava henkilö hoitaa myös puheluliikennettä, mikä entisestään kuormittaa ja hidastaa sähköpostien perkaamista ja välittämistä eteenpäin oikeille henkilöille.

Kysymys kuuluu, mikä järjestelmä/järjestely olisi tehokkain ja helpoin tapa hoitaa posteja ja siellä olevia työpyyntöjä? Joku CRM/ERP-järjestelmä tässä todennäköisesti on ratkaisu, mutta mikä? Käytössä on Google Workspace, joten järjestelmä pitäisi saada sen kanssa integroitua.

 

[Sally_Spectra]

Kannattaa aloittaa lisätyövoiman palkkauksesta. Selvästikin liian paljon hommia yhdelle henkilölle.

 

[matkum]

Kannattaa aloittaa lisätyövoiman palkkauksesta. Selvästikin liian paljon hommia yhdelle henkilölle.

Puheluliikennettä hoitamaan on tulossa toinen henkilö. Joka tapauksessa postien käsittelyyn pitäisi saada tehokkuutta ja automaatiota henkilötyötä tukemaan.

 

[pappatech]

Meinasin itekin, että pitäskö kuitenkin ekaks kattoa, että firmassa on sen verran käsipareja, että homma on jotenkin järkevällä pohjalla. Hyvä, jos tilanne on paranemassa.

Mitä se tehokkuus ja automaatio niiden postien suhteen käytännössä tarkoittaa, ts. mikä on se prosessi, joka pitäs pystyä automatisoimaan?

Täähän kuulostaa aika perus konsultointikeissiltä, joka vaatis vähän perehtymistä ja keskustelua ja jota ei kyllä minusta missään foorumilangassa hoideta. Ja entistä vähemmän, jos pitäs samalla miettiä jonkun CRM-järjestelmän käyttöönottoja ja/tai sen integroimista Googlen vehkeisiin.

 

[matkum]

Meinasin itekin, että pitäskö kuitenkin ekaks kattoa, että firmassa on sen verran käsipareja, että homma on jotenkin järkevällä pohjalla. Hyvä, jos tilanne on paranemassa.

Mitä se tehokkuus ja automaatio niiden postien suhteen käytännössä tarkoittaa, ts. mikä on se prosessi, joka pitäs pystyä automatisoimaan?

Täähän kuulostaa aika perus konsultointikeissiltä, joka vaatis vähän perehtymistä ja keskustelua ja jota ei kyllä minusta missään foorumilangassa hoideta. Ja entistä vähemmän, jos pitäs samalla miettiä jonkun CRM-järjestelmän käyttöönottoja ja/tai sen integroimista Googlen vehkeisiin.

Todennäköisesti käsiparien lisääminen on avainasemassa. Pohdin, että saisiko postien käsittelyä automatisoitua, mutta ei se taida olla mahdollista. Käytännössä prosessi menee siten, että kun asiakkaan posti tulee, tehdään jokin seuraavista: 1) vastataan asiakkaan kysymykseen 2) otetaan tilaus vastaan ja välitetään se eteenpäin työnjohtoon 3) poistetaan viesti. Tuossa on melko paljon työtä yhdelle ihmiselle, joten ehkä järkevämpää voisi olla jakaa vastuuta postilaatikon hoitamisesta, vaikka puoli päivää per henkilö ja sen jälkeen asioiden ja tilausten hoitamista.

Tarvinnee olla yhteydessä sopivaan konsulttifirmaan asiasta.

 

[pappatech]

Miten määrämuotoisia nuo tilaukset on? Ja oliko asiakkaat jotain sopimusasiakkaita vai tyyliin kuka tahansa voi laittaa mailiin tilauksen? Lähinnä siis mietin, saisko työpyyntöjä sisään jonkun (määrämuotoisen) WWW-lomakkeen kautta ja samalla tietoa suoraan työnjohdolle.

Tuo kakkoskohtahan ois tärkeää saada rullaamaan sujuvasti, ettei suorat tilaukset (ja sitä kautta sisään tuleva raha) huku muuhun sähköpostimassaan, mutta sähköpostin kautta operoimisessa tosiaan haastena se, miten erotat työpyynnöt ja asialliset tiedustelut toisistaan ja jostain turhasta, johon ei tarvitsisi käyttää aikaa ylipäätään.

Varmaan ihan hyvä idea rupatella jonkun sopivan palveluntarjoajan kanssa.